文档管理

  文档管理是企业流程管理系统中非常重要的功能。文档是企业业务流程中的核心要素之一，几乎每个流程环节都涉及文档（如合同、申请表、报销单、采购单等）。文档管理确保这些内容在流程中被创建、流转、审批和归档。

  FastBPM中提供了基础的文档管理功能：

• 文档管理：用于对所有需要列管的文档按照文档编号的模式进行标准化管理，如果文档有修订的记录，则会显示出所有的修订历史。
• 文档修订：如果要对某个编号的标准文档进行修正补充，以新的版次发布，则需要在文档修订中进行登记并上传新的文档。
• 文档申请：如果用户需要查看其他部门的标准化文档，则需要在此创建文档申请的记录，用作文档查阅留痕的依据。
• 文档等级：文档也需要分保密等级，不是所有的用户都可以查看，需要在文档列管时定义文档等级
• 工作流程中引入文档：上传的文档需要在工作流程中使用。

1. 文档管理

  在标准的管理规范中，所有的文档都需要通过文档列表进行编号管理。通过以下操作方式，可以创建一个被列管的标准文档：

1. 打开并登入FastBPM，在菜单栏中选择[BPM流程管理]-[文档管理]，打开文档管理画面。

   

2. 编辑文档基本资料。点击[新增]按钮，打开文档管理编辑框，在其中编辑文档的说明信息。可以编写的内容包括文档所属的部门、文档等级，关联的模块、版本、图示说明(在工作流程中用于指定与哪个图示说明关联)、文档说明等内容，如果是需要在工作流程中使用的文件，需要勾选是否为BPM文件。填写完成后，点击[保存]按钮。

   

3. 上传文档。如果已经有电子文档需要上传，点击[上传文档]；如果是纸质文档，需要通过扫描的方式进行上传，则点击[上传扫描图档]。上传完成后，文档名称、文档路径、文档大小等信息会被更新。首次上传的文档，也会在文档修订模块中新增记录，同时会在文档修订记录中显示这些内容。

2. 文档修订

  在实际文档管理环节，通常会产生修订文档的需求，修订完成的文档需要沿用原有的文档管理中的文档编号，则需要使用文档修订功能来实现。

1. 打开并登入FastBPM，在菜单栏中选择[BPM流程管理]-[文档修订]，打开文档修订画面。

   

2. 编辑文档修订基本资料。点击[新增]按钮，打开文档管理编辑框，在其中编辑文档的说明信息。可以编写的内容包括文档所属的部门、文档等级，关联的模块、版本、图示说明(在工作流程中用于指定与哪个图示说明关联)、文档说明等内容，如果是需要在工作流程中使用的文件，需要勾选是否为BPM文件。填写完成后，点击[保存]按钮。

   

3. 上传文档。如果已经有电子文档需要上传，点击[上传文档]；如果是纸质文档，需要通过扫描的方式进行上传，则点击[上传扫描图档]。上传完成后，文档名称、文档路径、文档大小等信息会被更新。上传完成后，选择的文档编号中有关文档的信息也会被更新。

3. 文档申请

  如果用户需要查看的文档由其他部门管理维护，则在查看文档前，需要在FastBPM中制作文档申请单据。

1. 打开并登入FastBPM，在菜单栏中选择[BPM流程管理]-[文档申请]，打开文档申请画面。

   

2. 编辑文档申请基本资料。点击[新增]按钮，打开文档申请编辑框。通过点击下方的[新增行]，选择要申请查看的文档编号(选择文档编号栏位时，右侧会显示按钮，点击按钮打开文档选择画面，从中选择要查看的文档)。如果同时有多个文档需要申请查看，需要新增多行，将这些文档分别选择。填写完成后，点击[保存]，依次操作[功能]-[审核]、[功能]-[核准]、[功能]-[确认]，当文档申请单据为已确认状态时，可点击要查看的文档行，然后选择[浏览]按钮打开文档进行查看。

   

4. 文档等级

  由于文档的秘密性质不同，需要对用户可以查阅的文档进行限制。FastBPM中引入了文档等级的概念，以下将进行说明。

  在企业工作流程管理中，文档被划分为不同的保密等级，主要是为了保障信息安全、管理访问权限、降低泄密风险。这是企业信息治理与风险控制的重要组成部分。

  FastBPM中定义的文档等级说明如下：

等级数字	等级	定义说明	适用文档类型
1	一般	可自由传播，不涉及机密信息	公司公告、宣传资料
2	秘密	仅限企业内部员工查看	工作流程说明、会议记录
3	机密	重要信息，限制部分岗位访问	财务报表、客户资料、销售数据
4	极机密	非常重要的信息，较高的安全要求	客户合同、报价、成本分析
5	绝对机密	核心信息，极高安全要求	技术配方、并购计划、战略决策文件

  在以上的等级划分方式下，高等级的会包含低等级的适用范围。以下是文档等级设置并启用的方法：

1. 使用管理员账户打开并登入FastBPM，在菜单栏中选择[常用功能]-[用户管理]，打开文档用户管理画面。

   

2. 为用户设置文档等级。选择要设置文档等级的用户，点击[编辑]按钮。打开用户管理编辑框，在用户等级栏位选择用户所属的等级。选择完成后，点击[保存]按钮。

   

3. 为文档设置文档等级。在[BPM流程管理]-[文档管理]中，选择要设置等级的文档，进入编辑框，选择文档的等级，选择完成后，点击保存按钮。

   

4. 经过上述设置后，在文档管理、文档修订、文档申请单据、以及工作流程管理环节的附件中，都会产生文档等级的限制措施，该用户如果要访问高于自己等级的文档，会被拒绝访问。

5. 在工作流中引用文档

  文档管理中建立好文档的资料后，如需要在工作流程中引用文档，请按照以下方式来进行操作：

1. 在工作流程设计阶段引入文档。点击[BPM流程管理]-[流程设计]，打开流程设计画面。选择要设置附件文档的流程，点击[附件管理]标签页。点击[选择文档]，打开文档列表选择框，选择要导入的文档，在随后的弹出框中输入文档说明与图示说明。输入完成后，可以在附件列表中查看引入的文档。

   

2. 在流程任务运行时引入文档。当工作流程在运行时，用户可以在附件管理中引入文件列表的文档内容。点击[BPM流程管理]-[待办事项]，打开待办事项列表，从中选择打开任务进度对话框。切换至[附件管理]选项卡。点击[选择文档]，打开文档列表选择框，选择要导入的文档，在随后的弹出框中输入文档说明与图示说明。输入完成后，可以在附件列表中查看引入的文档。